Evenement organiseren

Wilt u een evenement in Dordrecht organiseren? Bijvoorbeeld een: 

  • feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op een openbare plaats
  • braderie
  • optocht (geen betoging)
  • herdenkingsplechtigheid (geen begrafenis of crematie)

Op deze pagina staat alle informatie die u nodig heeft.

Bij het organiseren van evenementen horen duidelijke afspraken. De afspraken zijn er om te zorgen voor een goed verloop van uw evenement. En voor zo veel mogelijk veiligheid en welzijn van alle betrokkenen. Betrokkenen zijn bijvoorbeeld bezoekers, deelnemers en omwonenden.

Samenwerken

Gaat u een evenement organiseren? Dan werkt u veel samen met:

  • gemeente Dordrecht 
  • Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ)
  • adviesdiensten, zoals de politie, brandweer, GHOR en de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

Als u een evenement organiseert, dan maakt u een melding of u vraagt een vergunning aan. Dit hangt af van het soort evenement dat u organiseert. 

Melding maken

U maakt een melding bij OZHZ als uw evenement aan alle onderstaande punten voldoet. Uw evenement:

  • heeft minder dan 250 bezoekers
  • vindt niet plaats op zondagochtend voor 13:00 uur 
  • heeft alleen muziek tussen 9:00 en 23:00 uur 
  • geeft geen parkeeroverlast of hinder voor verkeer en hulpdiensten 
  • alleen kleine objecten heeft staan met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object. Met uitzondering van één grote partytent en/of kinderspeeltoestel (zoals een springkussen)
  • vindt niet plaats tijdens andere evenementen in de buurt (vraag dit na bij OZHZ)

Let op: voor activiteiten in de Hollandse Biesbosch moet u altijd een vergunning aanvragen.

U maakt een melding op zijn laatst 10 werkdagen voor uw evenement. Daarnaast zorgt u voor een vaste contactpersoon waar toezichthouders en hulpdiensten terecht kunnen. Een melding maken is gratis.

Melding maken bij OZHZ 

Lukt het niet om digitaal een melding te maken? Vul dan dit formulier (pdf, 157, kB) in. Stuur daarna een e-mail naar gemeente.dordrecht@dordrecht.nl met dit formulier en een situatietekening. 

Voldoet uw evenement niet aan bovenstaande punten? Vraag dan een vergunning aan.

Vergunning aanvragen

Voldoet uw evenement niet aan alle punten voor een melding? Dan vraagt u een vergunning aan bij OZHZ. 

Er zijn kleinschalige A-evenementen en grootschalige B/C-evenementen. 

Kleinschalige A-evenementen

Kleinschalige A-evenementen zijn evenementen:  

  • zonder risico of met een laag risico
  • die weinig invloed hebben op de omgeving
  • weinig gevolgen hebben voor het verkeer 
  • die geen tot weinig extra capaciteit van de hulpverleningsdiensten nodig hebben

U verstuurt uiterlijk 8 weken voor aanvang van het evenement uw aanvraag voor een evenementenvergunning.

Kosten aanvraag

De aanvraag voor een kleinschalig A-evenement kost:

  • €131,- bij een braderie, beurs, autoshow, bruidsshow, circus, Pasar Malam of een snuffelmarkt 
  • €65,60 bij overige A-evenementen

U heeft een extra ontheffing nodig voor het schenken van zwak alcoholhoudende dranken buiten de horecagelegenheid of tijdens evenementen. De extra kosten bedragen €18,10.

Vergunning aanvragen A-evenementen bij OZHZ 

Lukt het niet om digitaal een aanvraag in te sturen? Vul dan dit formulier (pdf, 157 kB) in. Stuur daarna een e-mail naar gemeente.dordrecht@dordrecht.nl met dit formulier, de situatietekening en het draaiboek.

Binnen 6 weken na uw aanvraag hoort u van OZHZ of zij uw evenementenvergunning toekennen.

Grootschalige B/C-evenementen

Grootschalige B/C-evenementen zijn evenementen:

  • waar meer publiek op af komt, of 
  • die grotere gevolgen hebben voor de (leef)omgeving en openbare orde, of 
  • die (mogelijk) gevolgen hebben voor het verkeer, of 
  • waar (mogelijk) extra capaciteit nodig is van de hulpverleningsdiensten

U levert uiterlijk 16 weken voor de start van het evenement bij het Evenementenbureau (van Dordrecht Marketing & Partners) in:

  • een concept aanvraag (met draaiboek en veiligheidsplan)

U schrijft dit plan aan de hand van de checklist die het Evenementenbureau digitaal voor u beschikbaar heeft. U omschrijft  de details van de activiteit. Ook geeft u aan hoe u dit afstemt en regelt. Het Evenementenbureau controleert uw plan op volledigheid en geeft daar advies in. De adviesdiensten bekijken uw goedgekeurde conceptaanvraag bij het evenementenoverleg. Zij denken met u mee en geven aan waar u verbeteringen moet doorvoeren.

Uiterlijk 10 weken voor de start van het evenement levert u de officiële aanvraag in. OZHZ neemt de aanvraag officieel in behandeling en verzorgt het vergunningstraject. U ontvangt binnen deze periode een schriftelijke bevestiging van de eventueel toegekende evenementenvergunning.

Kosten aanvraag

De aanvraag voor een grootschalig B/C evenement kost €465,-.

Vergunning aanvragen B/C-evenementen bij OZHZ 

Lukt het niet om digitaal een aanvraag in te sturen? Vul dan dit formulier (pdf, 157, kB) in. Stuur daarna een e-mail naar gemeente.dordrecht@dordrecht.nl met dit formulier.

U hoort binnen 10 weken na uw aanvraag of het Evenementenbureau de evenementenvergunning toekent.

Aanvullende vergunningen

Heeft u voor uw evenement ook andere vergunningen of ontheffingen nodig? Vraag dit dan direct bij uw aanvraag aan. Denk bijvoorbeeld aan ontheffing schenken zwakalcoholhoudend dranken, klein kansspel (bijvoorbeeld een loterij) en stookontheffing

Activiteiten waarvoor geen melding of vergunning nodig is

Voor sommige activiteiten hoeft u geen melding te maken of een vergunning aan te vragen. Dit geldt bij deze activiteiten in de openbare ruimte:

  • bioscoopvoorstellingen
  • weekmarkten
  • kansspelen
  • betogingen, samenkomsten en vergaderingen in het kader van vrije belijdenis van een godsdienst en levensovertuiging
  • optreden als straatartiest, straatmuzikant, straatfotograaf, tekenaar of filmoperator

Bij deze activiteiten zijn er andere ontheffingen en/of begeleiding. U neemt hiervoor telefonisch contact op met OZHZ.

Evenementenkalender

Het Evenementenbureau maakt ieder jaar in oktober de voorlopige evenementenkalender voor het volgende jaar. Zij vragen aan alle bekende organisatoren wat hun plannen zijn voor aankomend jaar. Daarna maken ze van alle initiatieven een overzicht op datum en locatie. Ook kijken zij samen met de vergunningverleners en hulpdiensten naar tegenstrijdigheden of samenloop van evenementen. 

Het college van B&W stelt de voorlopige evenementenkalender vast. Daarna is de evenementenkalender definitief. Zijn er daarna nog nieuwe aanmeldingen? Dan kijkt het Evenementenbureau of zij het evenement nog kunnen toevoegen aan de definitieve evenementenkalender.

Brandveiligheid

In uw draaiboek voor de vergunningaanvraag moet u ook aandacht schenken aan brandveiligheid. Bij kleine evenementen doet u dit in een alinea van uw draaiboek. Bij grotere evenementen moet in het draaiboek een hoofdstuk Veiligheidsplan maken, waarin u alle risico’s in kaart brengt. 

In het veiligheidsplan omschrijft u de maatregelen op die u neemt op het gebied van brandveiligheid, algemene veiligheid en beveiliging:

  • welke maatregelen neemt u om brand te voorkomen
  • hoe is de beveiliging geregeld en welke taken zij uitvoeren
  • welke maatregelen neemt u bij grote drukte door publiek
  • hoe houdt u het weer in de gaten
  • hoe de medische zorg is geregeld
  • welke maatregelen neemt u bij een noodsituatie (diverse scenario’s omschrijven)

In de Handreikingen voor een veilig evenement (BGBOP) staat een uitleg over de belangrijkste risico's bij brand. En ook de maatregelen die u vooraf kunt nemen. Zo heeft u een prima basis voor de alinea of het hoofdstuk veiligheid (voor zover het brandveiligheid betreft).

Duurzaamheid en Respect voor Dordt

Evenementen zorgen voor veel plezier, maar veroorzaken ook afval. De organisator is verantwoordelijk (en aansprakelijk) voor het schoon en in goede staat opleveren van het evenemententerrein. Dit geldt ook voor aangrenzende straten en pleinen. En natuurlijk wilt u ook dat uw evenemententerrein er schoon en gezellig uit ziet tijdens het evenement.

De gemeente stimuleert hergebruik. De gemeente vraagt u na te denken over een zo laag mogelijke impact op het milieu. Gebruik bijvoorbeeld rijplaten en energiezuinige stroomaggregaten. U bent aan zet. De gemeente ondersteunt u hierbij met het programma Respect voor Dordt

Locatieprofielen

Een evenement belast een omgeving of locatie. Deze belasting moet passen bij de omgeving of locatie waarin een evenement plaatsvindt. Daarom zijn er locatieprofielen. In een locatieprofiel staat:

  • welke eigenschappen de locatie heeft 
  • de mogelijk- en onmogelijkheden van een locatie 
  • hoeveel en welk type evenementen er zijn toegestaan op de evenementenlocatie

Plattegrond in plaats van locatieprofiel

Op dit moment zijn de locatieprofielen nog niet beschikbaar. U kunt op dit moment wel een plattegrond van uw locatie aanvragen bij het Evenementenbureau. Op de plattegrond staat:

  • wat wel en niet kan op de locatie
  • waar u verder rekening mee houdt bij het plaatsen van materialen
Subsidie

De gemeente stimuleert het organiseren van evenementen en verleent daarvoor subsidie. U kunt als organisator een subsidieaanvraag indienen. De maximale hoogte van de subsidie hangt af van de beoordeling van een adviescommissie. Zij beoordelen uw aanvraag bijvoorbeeld op het aantal bezoekers en de bijdrage aan het imago van de stad. 

Subsidie aanvragen

  • Organiseert u een evenement voor 1 juli? Stuur dan uw aanvraag voor 1 oktober van het voorgaande jaar in
  • Organiseert u een evenement na 1 juli? Stuur dan uw aanvraag voor 1 april van het kalenderjaar in

Meer informatie leest u op de pagina Subsidie Evenement.

Circus

De gemeente Dordrecht geeft aan 3 circussen per jaar de mogelijkheid om een circus te organiseren.

Een organisator kan tot 1 januari 2023 een aanvraag indienen bij afdeling Stadsmarkten om mee te doen aan de voorselectie van het circusseizoen 2023. 

De organisators die de gemeente heeft uitgekozen tijdens de voorselectie, kunnen daarna een vergunningsaanvraag indienen.

De regels van de voorselectie leest u bij de beleidsregels voorselectie circussen.

Kermis

Kijk bij Zomerkermis Dordrecht voor meer informatie over de Zomerkermis in Dordrecht.

Activiteiten organiseren in de Nationaal Park de Biesbosch

De Hollandse Biesbosch is te vinden op het zuidelijke gedeelte van het Eiland van Dordrecht. Het park is een avontuurlijk en dynamisch natuurgebied waar voor elke bezoeker veel te beleven is. Wilt u de mooie omgeving gebruiken voor een feest, een evenement of festival? Dat is mogelijk. De evenemententerreinen zijn te huur. Op de website van de Hollandse Biesbosch staat hierover informatie. 

Evenementenvergunning aanvragen

Gaat u een activiteit organiseren in de Hollandse Biesbosch? Dan moet u een evenementenvergunning aan te vragen bij de gemeente Dordrecht. 

Afhankelijk van:

  • de grote van uw activiteit
  • het soort gebruik van de openbare ruimte
  • de benodigde verkeersmaatregelen
  • en de eventuele inzet van nood- en/of hulpdiensten 

is uw activiteit een A, B of C evenement. 

Onder het uitklapblokje 'Vergunningen aanvragen' staat het formulier om een evenementenvergunning aan te vragen. 

Stroomvoorziening

Voor stroomvoorziening bij uw evenement sluit u een huurovereenkomst stroomvoorziening (pdf 146 Kb) af. In het pdf leest u meer informatie over de kosten en bij wie u de huurovereenkomst afsluit. 

Meer informatie

Staat uw vraag er niet bij? Kijk dan op de website van Dordrecht Marketing bij de informatie over het Evenementenbureau. U vindt daar de veelgestelde vragen. De vragen en antwoorden staan per aandachtsgebied gesorteerd, zodat u snel en eenvoudig uw vraag vindt.

Staat uw vraag niet bij de veelgestelde vragen? Dan neemt u telefonisch contact op met: