Evenement organiseren

Wilt u een evenement in Dordrecht organiseren? Bijvoorbeeld een: 

  • feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op een openbare plaats
  • braderie
  • optocht (geen betoging)
  • herdenkingsplechtigheid (geen begrafenis of crematie)

Op deze pagina staat alle informatie die u nodig heeft.

Bij het organiseren van evenementen horen duidelijke afspraken. De afspraken zijn er om te zorgen voor een goed verloop van uw evenement. En voor zo veel mogelijk veiligheid en welzijn van alle betrokkenen. Betrokkenen zijn bijvoorbeeld bezoekers, deelnemers en omwonenden.

Samenwerken

Gaat u een evenement organiseren? Dan werkt u veel samen met:

  • gemeente Dordrecht 
  • Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ)
  • adviesdiensten, zoals de politie, brandweer, GHOR en de Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

Als u een evenement organiseert, dan maakt u een melding of u vraagt een vergunning aan. Dit hangt af van het soort evenement dat u organiseert. 

Melding maken

U maakt een melding als uw evenement aan alle onderstaande punten voldoet. Uw evenement:

  • heeft minder dan 250 bezoekers
  • vindt niet plaats op zondagochtend voor 13:00 uur 
  • heeft alleen muziek tussen 9:00 en 23:00 uur 
  • geeft geen parkeeroverlast of hinder voor verkeer en hulpdiensten 
  • alleen kleine objecten heeft staan met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object. Met uitzondering van één grote partytent en/of kinderspeeltoestel (zoals een springkussen)
  • vindt niet plaats tijdens andere evenementen in de buurt (vraag dit na bij OZHZ)

U maakt een melding van uw evenement uiterlijk 10 werkdagen voor uw evenement. Daarnaast zorgt u voor een vaste contactpersoon waar toezichthouders en hulpdiensten terecht kunnen. Een melding maken is gratis.
Melding maken 

Lukt het niet om digitaal een melding te maken? Vul dan dit formulier in. Stuur daarna een e-mail naar gemeente.dordrecht@dordrecht.nl met dit formulier en een situatietekening. 

Voldoet uw evenement niet aan bovenstaande punten? Vraag dan een vergunning aan.

Vergunning aanvragen

Voldoet uw evenement niet aan alle punten voor een melding? Dan vraagt u een vergunning aan. 

Er zijn kleinschalige A-evenementen en grootschalige B/C-evenementen. 

Kleinschalige A-evenementen

Kleinschalige A-evenementen zijn evenementen:  

  • zonder risico of met een laag risico
  • die weinig invloed hebben op de omgeving
  • weinig gevolgen hebben voor het verkeer 
  • die geen tot weinig extra capaciteit van de hulpverleningsdiensten nodig hebben

U verstuurt uiterlijk 8 weken voor aanvang van het evenement uw aanvraag voor een evenementenvergunning.

Kosten aanvraag

De aanvraag voor een kleinschalig A-evenement kost:

  • €129,- bij een braderie, beurs, autoshow, bruidsshow, circus, Pasar Malam of een snuffelmarkt 
  • €64,75 bij overige A-evenementen

Als u alcohol schenkt buiten het terrein komt hier nog €17,85 bij.

Vergunning aanvragen A-evenementen 

Lukt het niet om digitaal een aanvraag in te sturen? Vul dan dit formulier in. Stuur daarna een e-mail naar gemeente.dordrecht@dordrecht.nl met dit formulier, de situatietekening en het draaiboek.

Binnen 6 weken na uw aanvraag hoort u van OZHZ of zij uw evenementenvergunning toekennen.

Grootschalige B/C-evenementen

Grootschalige B/C-evenementen zijn evenementen:

  • waar veel publiek op af komt, of 
  • die grotere gevolgen hebben voor de (leef)omgeving en openbare orde, of 
  • die (mogelijk) gevolgen hebben voor het verkeer, of 
  • waar (mogelijk) extra capaciteit nodig is van de hulpverleningsdiensten

U levert uiterlijk 16 weken voor de start van het evenement bij het Evenementenbureau in:

  • een concept aanvraag (met draaiboek en veiligheidsplan)

U schrijft een plan voor het Evenementenbureau waarin u alle details van de activiteit benoemt. Ook geeft u aan hoe u dit afstemt en regelt. De adviesdiensten bekijken uw aanvraag, denken met u mee en geven aan waar u verbeteringen moet doorvoeren.

Uiterlijk 10 weken voor de start van het evenement levert u de officiële aanvraag in bij het Evenementenbureau.

Kosten aanvraag

De aanvraag voor een grootschalig B/C evenement kost €459,-.

Vergunning aanvragen B/C-evenementen 

Lukt het niet om digitaal een aanvraag in te sturen? Vul dan dit formulier in. Stuur daarna een e-mail naar gemeente.dordrecht@dordrecht.nl met dit formulier.

U hoort binnen 10 weken na uw aanvraag of het Evenementenbureau de evenementenvergunning toekent.

Aanvullende vergunningen

Heeft u voor uw evenement ook andere vergunningen of ontheffingen nodig? Vraag dit dan direct bij uw aanvraag aan. Denk bijvoorbeeld aan ontheffing schenken zwakalcoholische dranken, klein kansspel (bijvoorbeeld een loterij) en stookontheffing

Evenementenkalender

Het Evenementenbureau maakt ieder jaar in oktober de voorlopige evenementenkalender voor het volgende jaar. Zij vragen aan alle bekende organisatoren wat hun plannen zijn voor aankomend jaar. Daarna maken ze van alle initiatieven een overzicht op datum en locatie. Ook kijken zij samen met de vergunningverleners en hulpdiensten naar tegenstrijdigheden of samenloop van evenementen. 

Het college van B&W stelt de voorlopige evenementenkalender vast. Daarna is de evenementenkalender definitief. Zijn er daarna nog nieuwe aanmeldingen? Dan kijkt het Evenementenbureau of zij het evenement nog kunnen toevoegen aan de definitieve evenementenkalender.

Op dit moment is de evenementenkalender niet beschikbaar door het coronavirus.

Duurzaamheid en Respect voor Dordt

Evenementen zorgen voor veel plezier, maar veroorzaken ook afval. De organisator is verantwoordelijk (en aansprakelijk) voor het schoon en in goede staat opleveren van het evenemententerrein. Dit geldt ook voor aangrenzende straten en pleinen. En natuurlijk wilt u ook dat uw evenemententerrein er schoon en gezellig uit ziet tijdens het evenement.

De gemeente stimuleert hergebruik. De gemeente vraagt u na te denken over een zo laag mogelijke impact op het milieu. Gebruik bijvoorbeeld rijplaten en energiezuinige stroomaggregaten. U bent aan zet. De gemeente ondersteunt u hierbij met het programma Respect voor Dordt

Locatieprofielen

Een evenement belast een omgeving of locatie. Deze belasting moet passen bij de omgeving of locatie waarin een evenement plaatsvindt. Daarom zijn er locatieprofielen. In een locatieprofiel staat:

  • welke eigenschappen de locatie heeft 
  • de mogelijk- en onmogelijkheden van een locatie 
  • hoeveel en welk type evenementen er zijn toegestaan op de evenementenlocatie

Plattegrond in plaats van locatieprofiel

Op dit moment zijn de locatieprofielen nog niet beschikbaar. U kunt op dit moment wel een plattegrond van uw locatie aanvragen bij het Evenementenbureau. Op de plattegrond staat:

  • wat wel en niet kan op de locatie
  • waar u verder rekening mee houdt bij het plaatsen van materialen
Subsidie

De gemeente stimuleert het organiseren van evenementen en verleent daarvoor subsidie. U kunt als organisator een subsidieaanvraag indienen. De maximale hoogte van de subsidie hangt af van de beoordeling van een adviescommissie. Zij beoordelen uw aanvraag bijvoorbeeld op het aantal bezoekers en de bijdrage aan het imago van de stad. 

Subsidie aanvragen

  • Organiseert u een evenement voor 1 juli? Stuur dan uw aanvraag voor 1 oktober van het voorgaande jaar in
  • Organiseert u een evenement na 1 juli? Stuur dan uw aanvraag voor 1 april van het kalenderjaar in

Meer informatie leest u op de pagina Subsidie Cultuur.

Evenementen en corona

Bij het organiseren van uw evenement moet u op dit moment rekening houden met extra maatregelen. Dit is om verspreiding van het coronavirus te voorkomen.
U krijgt extra vragen over de speciale maatregelen die u neemt. Hieronder staan de belangrijkste tips waarmee u zich kunt voorbereiden. Verwerk de antwoorden op deze vragen in ieder geval in een aanvraag of draaiboek dat u opstelt. 

Zo bereidt u zich voor:

  • stel minimaal 1 ‘coronaverantwoordelijke’ aan. Deze persoon informeert medewerkers en bezoekers en kijkt of iedereen zicht houdt aan de regels. Ook is deze persoon betrokken bij het opstellen van deze regels
  • communiceer duidelijk met bezoekers en medewerkers. Niet alleen vooraf via de website en kaartverkoop, maar ook tijdens het evenement. Via bijvoorbeeld beeldschermen, pijlen op de grond, omroepsystemen en megafoons
  • zorg dat u weet hoeveel mensen u kunt verwachten. Werk bijvoorbeeld met online kaartverkoop, het liefst op naam. U kunt dan ook vooraf de bezoekers al wijzen op de belangrijkste regels en de gezondheidscheck. Tel ook tijdens het evenement het aantal mensen en bedenk vooraf hoe u mensen weigert bij teveel drukte. Maar denk ook aan de op- en afbouw: werk met tijdsloten indien nodig. Het helpt om een tijdslijn te maken
  • denk goed na over de indeling van het terrein. Hoe kunnen mensen tussentijds het terrein verlaten? En zijn er bijvoorbeeld rijen of vlakken voor toiletbezoek, eet- of drinkkraampjes? En hoe zit het met de looprichtingen? Het helpt om een plattegrond te maken met daarop alle objecten, in- en uitgangen, looproutes. Denk daarbij na over de mogelijkheden die er wel zijn, bijvoorbeeld kuchschermen, plaatsen voor meer zitplekken, etc
  • regel de hygiëne tot in de puntjes. Zorg voor genoeg desinfectiepunten met handalcohol. Verspreid ze over de locatie. Zet zeep en papieren doekjes bij de plekken om je handen te wassen. Maak een goed schoonmaakrooster en laat contactpunten en handwasplekken extra vaak schoonmaken
  • voor medewerkers kan het nodig zijn om beschermende kleding te dragen. Zoals handschoenen voor de garderobemedewerker of verkoper. Of een mondkapje voor alle medewerkers
  • bepaal vooraf wanneer 1,5 meter afstand houden lastig is, bijvoorbeeld bij het uitgeven van eten. Plaats dan een afscheiding of scherm. Regel betalingen zoveel mogelijk online of via pin
  • houd ook nu rekening met incidenten. Bij een ontruiming vervallen alle coronamaatregelen. Dan is het belangrijk om zo snel en veilig mogelijk het gebied te ontvluchten. In andere gevallen, blijven de maatregelen wel gelden.

Wilt u het organiseren van uw evenement bespreken? Bij kleineschalige A-evenementen belt u naar de gemeente. Het telefoonnummer is 14 078. Bij grootschalige B/C evenementen neemt u contact op met het Evenementenbureau (Dordrecht Marketing & Partners). Per telefoon 078 7708777 of per e-mail.

Samen met u doen zij er alles aan uw evenement onder de juiste voorwaarden door te laten gaan.

Kermis

Kijk bij Zomerkermis Dordrecht voor meer informatie over de Zomerkermis in Dordrecht.

Heeft u vragen?

Kijk dan op de website van Dordrecht Marketing bij de antwoorden op de veelgestelde vragen. De vragen en antwoorden staan per aandachtsgebied gesorteerd, zodat u snel en eenvoudig uw vraag vindt.

Staat uw vraag er niet bij? Dan neemt u telefonisch contact op met:

  • (bij A-evenementen) de gemeente, 14 078
  • (bij B- en C-evenementen) Evenementenbureau (Dordrecht Marketing & Partners), 078 7708777
  • of vul het contactformulier in. Binnen 5 werkdagen krijgt u antwoord van ons

Meer informatie

Evenement en natuur

Evenementen en vuurwerk