Aanbestedingen

Een aanbestedingsproces kent verschillende onderdelen.

Wilt u, als lokale ondernemer, zaken doen met de gemeente Dordrecht? Dan gelden hiervoor veelal aanbestedingsregels. Deze regels zijn vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012 en gelden van 1 juli 2016 voor alle aanbestedingen en (semi-)publieke instellingen in Nederland. Hiermee moet de gemeente rekening houden wanneer zij grote opdrachten uitzet.

Kleine opdrachten

Kleine opdrachten mogen zonder inachtneming van de Aanbestedingswet worden uitgezet. Dit mag tot een maximumbedrag, afhankelijk van wat voor 'werk' het is. Deze maximumbedragen worden in de Aanbestedingswet 'drempelwaarden' genoemd. Voorbeelden van kleine opdrachten die vaak door de gemeente aan lokale ondernemers worden gegevens zijn:

  • Het laten ontwerpen van flyers;
  • Inhuren van sprekers;
  • De organisatie van grote en kleine evenementen;
  • Fotografie opdrachten;
  • Social media marketing opdrachten;
  • Et cetera.
     
    De gemeente Dordrecht houdt het volgende beleid aan:
     "Lokaal aanbesteden waar kan, regionaal of provinciaal aanbesteden indien het gewenste product of de gewenste dienst in Dordrecht niet gevonden kan worden."
Grote opdrachten/aanbestedingen

1. Voortraject

Aanbestedingen vergen van de gemeente en van geïnteresseerde bedrijven een zorgvuldige voorbereiding. Voor de start van een succesvolle aanbesteding heeft de gemeente een aanbestedingsstrategie bepaald. Er dient voldoende budget beschikbaar te zijn voor aanschaf van het gevraagde. 

2. Publicatieplicht

Voorafgaand aan een Europese of openbare aanbesteding is de germeente verplicht de opdracht aan te kondigen. Hiervoor maakt zij gebruik van de website Aanbestedingskalender

3. Aanvragen van de offerteaanvraag

Naar aanleiding van de publicatie kunnen leveranciers de offerteaanvraag opvragen. De voorwaarden (wel of geen betaling) staan vermeld in de publicatie. De gemeente zal deze binnen 6 dagen sturen.

4. Offerteaanvraag

In een goed bestek wordt de goede vraag gesteld. De aanbesteder (een gemeentelijke dienst) stelt eisen op waaraan de inschrijver (de leverancier) moet voldoen. Dit zijn de zogeheten uitsluitings- en selectiecriteria, die vooraf duidelijk bekend moeten zijn.

De uitsluitingscriteria zijn onder andere:

  • Geen onherroepelijke veroordeling voor deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of het witwassen van geld.
  • Geen betaalachterstand voor belastingen en sociale premies.
  • Niet in staat van faillissement verkeren.

Er zijn verschillende soorten selectiecriteria:

  • Omzeteisen: financieel en economisch voldoende draagkrachtig zijn.
  • Ervaringseisen: voldoen aan technische vaardigheden of het bezitten van beroepsbekwaamheid.

Niet alleen het bedrijf maar ook de offerte (inschrijving) moet aan een aantal eisen voldoen. Dit zijn de zogeheten gunningcriteria. Deze hebben te maken met het bieden van de laagste prijs of de economisch meest voordelige inschrijving. In dat laatste geval kan de gemeente rekening houden met andere maatstaven dan de laagste prijs, zoals levertijden, service, planning, gebruikskosten, kwaliteit, technische waarde en esthetische kenmerken. 

In het bestek wordt eveneens de beoordelingssystematiek omschreven. Vaak zijn daar ook de wegingsfactoren van de verschillende criteria in opgenomen, zodat leveranciers beter kunnen inschatten waar de belangrijkste accenten liggen. De methode maakt ook dat de offertes onderling goed vergelijkbaar zijn. Veelal wordt ook dwingend voorgeschreven dat de offerte een vaste hoofdstukindeling moet hebben. 

5. Het opstellen van de offertes

Naar aanleiding van de offerte aanvraag stelt u een offerte op. Roept de offerte aanvraag nog vragen op of zijn er dingen onduidelijk? Dan kunt u vragen stellen. Via een Nota van Inlichtingen ontvangt u vervolgens een totaaloverzicht van alle gestelde vragen en de daarop geformuleerde antwoorden. De offerte dient volledig antwoord te geven op de gestelde vragen in het bestek. Binnen de geldende regelgeving is vrijwel geen ruimte voor het later indienen van nieuwe informatie. Ontbrekende informatie kan aanleiding geven tot uitsluiting in het inkooptraject. 

6. Keuze leverancier

Op basis van de offertes vindt een beoordeling plaats. De winnaar zal een voornemen tot gunning ontvangen en de overige partijen een onderbouwde afwijzing.

7. Contract

In het contract staat beschreven welk product of welke dienst onder welke voorwaarden geleverd wordt. In het contract zijn de afspraken helder geformuleerd en de onderwerpen duidelijk verdeeld. Ook wordt ingegaan op de mogelijkheid dat de samenwerking mislukt en partijen tegenover elkaar komen te staan. Hiertoe worden allerlei clausules en ontbindende voorwaarden opgenomen. Deze zijn echter nooit een garantie voor een geslaagde samenwerking en een goed resultaat. Daarvoor is een gedegen voorbereiding en een wederzijds vertrouwen nodig.

Bij de Europese procedure is dit tevens het moment voor publicatie van het verplichte bericht van gunning. Daarin staat wie de aanbesteding heeft gewonnen en tegen welk bedrag. 

8. Realisatie en acceptatie

Uiteindelijk wordt beoordeeld of de levering conform contract is uitgevoerd. Bij een omvangrijke aanbesteding met een lange lever- en/of realisatietijd, zijn tussentijdse controles noodzakelijk. Hierbij kan gedacht worden aan het testen van deelleveringen, maar ook aan het bewaken van de proceskwaliteit. Net als het begin van de opdracht dient ook de afronding duidelijk gemarkeerd te worden. De acceptatie van een dienst of product wordt daarom geëffectueerd met een afnameprotocol en décharge van de opdrachtnemer.