Buitenlandse (bron)documenten

U kunt alleen op afspraak naar de Stadswinkel komen

De gemeente werkt uw gegevens bij in de Basisregistratie Personen (BRP) als u een akte of een document heeft uit het buitenland. Voorbeelden van akten zijn:

  • geboorteakte
  • huwelijksakte
  • echtscheidingsakte
  • overlijdensakte
  • adoptie-akte
  • akte van naamswijziging
  • erkenningsakte

Voorbeelden van documenten zijn: verklaring van burgerlijke staat of een verklaring van nationaliteit.

Deze akten en documenten noemen wij brondocumenten. Zij zijn namelijk de bron voor registraties (zoals de Basisregistratie Personen) en andere documenten zoals paspoorten.

Inleveren buitenlandse brondocumenten

U levert de originele buitenlandse documenten in aan de balie van de gemeente. U krijgt van ons een bewijs mee waarmee u de documenten na 4 weken weer kunt ophalen. Wij controleren of de documenten echt zijn en aan bepaalde eisen voldoen. Alleen dan zijn de documenten in Nederland geldig. U moet voor het inleveren van de documenten een afspraak maken.

Afspraak inleveren buitenlandse documenten

Akte uit het buitenland

Let op: de gemeente is niet verantwoordelijk voor de inhoud en verkeerde informatie 

U vraagt een origineel afschrift van een akte aan in de plaats/land waar u:

  •  geboren bent
  •  getrouwd bent
  •  gescheiden bent
  •  gewoond heeft
  •  of waar iemand is overleden

Lees meer onder de kop 'Legalisatie en apostille'.

Buitenlandse documenten, die niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn, laat u vertalen door een beëdigd vertaler in Nederland.
In sommige landen kunt u een internationaal uittreksel krijgen. Die kunt u zonder legalisatie of apostille in Nederland gebruiken.   

Informatie

Voor meer informatie neemt u contact op met de autoriteiten van het land waar u het document aanvraagt.

Legalisatie en apostille

Legalisatie en apostille zeggen iets over de herkomst en echtheid van een document. Ze bewijzen:

  • dat het document door de juiste instantie/persoon is afgegeven
  • dat de handtekening op het document ook echt van degene is die op het document vermeld staat

Legalisatie

Voor legalisatie zijn meerdere stempels van verschillende instanties nodig. Hoe u een document laat legaliseren leest u op de website van de Rijksoverheid.

Apostille

Een apostille is een stempel als bewijs van echtheid van een document. heeft hierover afspraken gemaakt met een aantal landen. Bij een document uit 1 van deze landen is de apostillestempel meestal voldoende. Lees meer op de website van de Rijksoverheid.

Internationaal uittreksel

Een internationaal uittreksel is een uittreksel in meerdere talen. Er zijn meertalige uittreksels van akten van:

  • geboorte
  • huwelijk
  • overlijden

Een aantal landen heeft met elkaar afgesproken hoe de vorm en inhoud van deze uittreksels eruit ziet. Deze landen accepteren elkaars uittreksels zonder legalisatie of apostille. Lees meer hierover op de website van de Rijksoverheid.

Buitenlandse akte omzetten in Nederlandse akte

Als u Nederlander bent, kunt u de volgende buitenlandse akten bij de gemeente Den Haag om laten zetten in een Nederlandse akte:

  • geboorteakte
  • huwelijksakte
  • een overlijdensakte van uw partner

De gemeente Den Haag registreert uw akte en maakt daarvan een Nederlandse akte op. U vraagt zo makkelijk een afschrift op. Dit hoeft u dan niet meer in het buitenland te doen. Informatie over inschrijving en omzetting van een buitenlandse akte leest u op de website van de gemeente Den Haag.

Legalisatie van een Nederlands document

U informeert bij de ambassade van het land, waarvoor u het document nodig heeft, welke legalisaties nodig zijn. Vaak zijn meerdere legalisaties op 1 document nodig, in de volgorde:

  • rechtbank
  • ministerie van Justitie
  • ministerie van Buitenlandse Zaken

 

Meer informatie

Heeft u vragen over de registratie van buitenlandse documenten bij de gemeente? Vult u dan het contactformulier in. Binnen 5 werkdagen krijgt u antwoord van ons.