Veelgestelde vragen Dordtse Culturele Basis

3 musea vallen onder de gemeentelijke organisatie en hoeven geen subsidie aan te vragen. Dit zijn de musea: 

• Dordrechts Museum
• ’t Hof van Nederland 
• Huis van Gijn 

Verder zijn er organisaties die niet vallen onder een van de functies. In de Uitgangspuntennotitie Dordtse Culturele Basis (pdf 798 kB) leest u meer informatie over de gemaakte keuzes. Zij kunnen wel voor andere subsidieregelingen in aanmerking komen. Op onze website leest u welke subsidies de gemeente ook verstrekt.

De adviescommissie bestaat uit 7 leden:

• Stephanie Afrifa
• Mark Benjamin
• Ingeborg Dijkman
• Laura Holleman
• Ine Lamers
• Guido Severien
• Jan Kees de Zeeuw (voorzitter)

Het is een groep met mix van kennis en ervaring uit Dordrecht en daarbuiten. Bijna alle leden hebben ervaring met adviseren in adviescommissies. Het college vraagt advies aan de adviescommissie. Het college leest het advies, maar neemt uiteindelijk het besluit.

In de definitie staat klassieke muziek met crossovers. Dit soort festival hoort specifiek bij de Dordtse Culturele Basis. Er zijn veel andere festivals in Dordrecht die hier anders ook voor in aanmerking komen. Die festivals vallen onder het evenementbeleid.

U moet alleen de activiteiten voor het eerstkomende jaar gedetailleerd beschrijven. De type activiteiten en frequentie zijn vooral belangrijk om te beschrijven. Een samenwerkingspartner is bijvoorbeeld ook goed om te noemen. En de manier waarop u samenwerkt, hoe u bijdraagt aan de keten (zie ook de subsidiecriteria). Of de thematiek waarmee u aan de slag gaat.

De activiteit moet voldoende passen bij het DNA van Dordrecht. De toelichting leest u in de subsidieregeling. Het nieuwe gepresenteerde merk van Dordrecht kan u inspiratie geven.  

De adviescommissie beoordeelt de aanvragen op 6 beoordelingscriteria. Zij geeft een score van maximaal 10 punten per criterium. Aanvragen moeten per beoordelingscriterium minimaal een 5 scoren. In totaal moet de aanvraag minimaal 36 punten scoren. De aanvragen in dezelfde functie rangschikken we op de totaalscore.

De aanvrager met de hoogste score in dezelfde functie krijgt de subsidie. Bij 2 gelijke scores, krijgt de aanvraag die het best past bij het Dordtse DNA de voorkeur. Als ook dan 2 gelijke scores overblijven, vindt een loting plaats. 

De adviezen en beschikkingen maken wij niet openbaar. De gemeente Dordrecht heeft een subsidieregister waarin zij gegevens van de subsidie opneemt. Wij vermelden daarin:

• naam organisatie
• soort subsidie en 
• verleend subsidiebedrag

Elke aanvrager krijgt een kort gesprek met de adviescommissie waarbij de adviescommissie de vragen stelt. Dit gesprek duurt maximaal 15 minuten. De aanvrager mag geen nieuwe documenten meer indienen en geeft geen pitch of presentatie.

De gemeente helpt u bij het beantwoorden van vragen over het proces. De gemeente helpt niet met de inhoud van uw aanvraag. We willen de aanvragers een gelijke kans geven. 

U kunt geen pro forma aanvraag indienen, de aanvraag moet in 1x compleet en volledig zijn. U kunt ook later geen stukken aanleveren of wijzigingen doorgeven. Deze subsidieregeling werkt met een tendersysteem. Dat betekent dat de adviescommissie na de deadline alle aanvragen in 1x een keer beoordeeld. Zo behandelt zij alle aanvragers op een gelijke manier. 

Hoe gedetailleerde moet de begroting zijn?

Bij een meerjarenbegroting kan het 1e jaar gedetailleerder zijn. Er zijn geen speciale eisen voor de begroting, maar kijk wat relevant is voor uw organisatie. Het is belangrijk dat u de begroting voldoende specificeert en toelicht. Dat wil zeggen dat duidelijk is hoe u de kosten en inkomsten opbouwt en op welke aannames of berekeningen u deze baseert. 

Moet ik een begroting maken per project?

Omdat het een exploitatiebegroting is, is het totale plaatje belangrijk. Begroot de exploitatie en specificeer projecten. Dit geldt ook voor het dekkingsplan.

Moet ik indexatie opnemen?

Baseer de meerjarenbegroting die hoort bij de aanvraag op het gepubliceerde subsidieplafond. Zowel voor inkomsten als uitgaven.
De gemeenteraad beslist elk jaar rond juli over het indexatiepercentage. We weten de indexatie voor de komende jaren nog niet. We hebben een gesprek als de kosten harder stijgen dan de indexatie en u daardoor uw plan niet volledig kunt uitvoeren. Laat het de gemeente wel weten. 

Mag ik exploitatiekosten van horeca opnemen?

Horecakosten mag u opnemen in de begroting. We verlenen alleen subsidie voor de redelijk gemaakte kosten die direct verbonden zijn met de uitvoering van de functie. 

Het budget voor deze regeling is voorlopig op en de regeling staat daarom stil. Ga niet uit van de productieregeling in uw meerjarenbegroting. Bij een gezonde financieringsmix gaat het ook om andere inkomsten dan subsidie van gemeente Dordrecht.

De subsidieverplichtingen verschillen per organisatie. We stellen de beschikking op aan de hand van het meerjarenplan van de organisatie. Bijvoorbeeld op het aantal voorstellingen of concerten dat u organiseert. 

U bent verplicht om relevante wijzigingen op inhoud en financiën te melden. Dat zijn bijvoorbeeld wijzigingen die invloed hebben op:

• (grote lijnen van de) programmering
• begroting of 
• bedrijfsvoering

 Wijzigingen geeft u door via het subsidieportaal. Dan weten wij ervan en gaan daarover met u in gesprek. Zie hiervoor ook artikel 13 van de Algemene subsidieverordening Dordrecht.

Jaarlijks houden wij een tussentijds gesprek met de subsidieontvanger. We bespreken dan de voortgang van de uitvoering van het meerjarenplan en de meerjarenbegroting. 

De subsidieontvanger levert hiervoor een beknopte jaarrapportage aan met:

• een beschrijving van de gerealiseerde activiteiten
• een onderbouwing van de gerealiseerde kosten en inkomsten
• een beknopt activiteitenplan voor het komende jaar
• indien aan de orde een bijgestelde jaarbegroting

Na 4 jaar doet de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling en levert hiervoor de volgende gegevens aan:

• een inhoudelijk eindverslag waarin u reflecteert op de:
  - doelstellingen
  - de gerealiseerde activiteiten en
  - de wijze waarop u invulling gaf aan de culturele codes
   
• een financieel eindverslag waarin u de realisatie koppelt aan de ingediende begroting en een toelichting geeft op de eventuele verschillen. In het jaarverslag lezen wij:
  - de jaarrekeningen over de afgelopen 4 jaar
  - bij subsidies van € 80.000 tot € 200.000 totaal na 4 jaar ook een beoordelingsverklaring. Deze heeft een onafhankelijk accountant opgesteld. Daarin lezen wij de laatste jaarrekening en/of staat van baten en lasten waarover u de verklaring moet afgeven. De verklaring hoeft alleen informatie over het 4e subsidiejaar te melden
  - bij subsidies vanaf € 200.000 totaal na 4 jaar ook een controleverklaring. Deze heeft een onafhankelijk accountant opgesteld. Daarin lezen wij de laatste jaarrekening en/of staat van baten en lasten waarover u de verklaring moet afgeven. De verklaring hoeft alleen informatie over het 4e subsidiejaar te melden
   
• eindverantwoording mag met een bijgestelde jaarbegroting die u tijdens de subsidieperiode bij de gemeente heeft ingeleverd

Subsidieverplichtingen van deze subsidieregeling zijn inspanningsverplichtingen, geen prestatieverplichtingen. Als de organisatie de plannen niet uitvoert, kunnen wij de subsidie lager vaststellen.

Culturele organisaties hebben de plicht hun best te doen om de plannen uit te voeren. Kan een organisatie niet nakomen wat er in de beschikking staat? Dan kijkt de gemeente naar de inspanningen die de organisatie gedaan heeft en de omstandigheden. Bijvoorbeeld aan organiseren van een aantal concerten. 

Hiervoor zijn de tussentijdse gesprekken en melden van wijzigingen belangrijk. 

U kunt binnen 6 weken na de beslissing bezwaar maken tegen het besluit. 

Het college kan de subsidie geleidelijk afbouwen als een culturele organisatie minstens 3 jaar subsidie heeft ontvangen, en het jaar daarop niet meer. Dit hangt af van een aantal zaken zoals:

• financiële situatie van de culturele organisatie
• contractuele verplichtingen
• afhankelijkheid van subsidie en
• hoelang de organisatie subsidie ontvangen heeft 

Dat bepalen we na evaluatie van dit nieuwe proces.