Aanbestedingen

Een aanbestedingsproces kent verschillende onderdelen.

1. Voortraject

Aanbestedingen vergen van de gemeente en van geïnteresseerde bedrijven een zorgvuldige voorbereiding. Voor de start van een succesvolle aanbesteding heeft de gemeente een aanbestedingsstrategie bepaald en dient voldoende budget beschikbaar te zijn voor aanschaf van het gevraagde. 

2. Publicatieplicht

Voorafgaand aan een Europese of openbare aanbesteding dient een aankondiging van de opdracht te worden geplaatst. Hiervoor maakt de gemeente gebruik van de website Aanbestedingskalender

3. Aanvragen van de offerteaanvraag

Naar aanleiding van de publicatie kunnen leveranciers de offerteaanvraag opvragen. De voorwaarden (wel of geen betaling) staan vermeld in de publicatie. De gemeente zal deze binnen 6 dagen sturen.

4. Offerteaanvraag

In een goed bestek wordt de goede vraag gesteld. De aanbesteder (een gemeentelijke dienst) stelt eisen op waaraan de inschrijver (de leverancier) moet voldoen. Dit zijn de zogeheten uitsluitings- en selectiecriteria, welke vooraf duidelijk bekend moeten zijn.

De uitsluitingscriteria zijn onder andere:

  • Geen onherroepelijke veroordeling voor deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of het witwassen van geld.
  • Geen betaalachterstand voor belastingen en sociale premies.
  • Niet in staat van faillissement verkeren.

Er zijn verschillende soorten selectiecriteria:

  • Omzeteisen: financieel en economisch voldoende draagkrachtig zijn.
  • Ervaringseisen: voldoen aan technische vaardigheden of het bezitten van beroepsbekwaamheid.

Niet alleen het bedrijf maar ook de offerte (inschrijving) moet aan een aantal eisen voldoen. Dit zijn de zogeheten gunningcriteria. Deze hebben te maken met het bieden van de laagste prijs of de economisch meest voordelige inschrijving. In dat laatste geval kan de Gemeente rekening houden met andere maatstaven dan de laagste prijs, zoals levertijden, service, planning, gebruikskosten, kwaliteit, technische waarde en esthetische kenmerken. 

In het bestek wordt eveneens de beoordelingssystematiek omschreven. Het is wenselijk de wegingsfactoren van de verschillende criteria op te nemen, zodat leveranciers beter kunnen inschatten waar de belangrijkste accenten liggen. Daarnaast zijn offertes onderling goed vergelijkbaar middels deze voorgeschreven wijze. Veelal wordt ook dwingend voorgeschreven dat de offerte in een vaste voorgeschreven hoofdstukindeling opgebouwd moet zijn. 

5. Het opstellen van de offertes

Naar aanleiding van de offerte aanvraag stelt u een offerte op. Indien de offerte aanvraag nog vragen of onduidelijkheden oproept, kunt u vragen stellen. Via een Nota van Inlichtingen ontvangt u vervolgens een totaaloverzicht van alle gestelde vragen en de daarop geformuleerde antwoorden. De offerte dient volledig antwoord te geven op de gestelde vragen in het bestek. Binnen de geldende regelgeving is vrijwel geen ruimte voor het later indienen van nieuwe informatie. Ontbrekende informatie kan aanleiding geven tot uitsluiting in het inkooptraject. 

6. Keuze leverancier

Op basis van de offertes vindt een beoordeling plaats. De winnaar zal een voornemen tot gunning ontvangen en de overige partijen een onderbouwde afwijzing.

7. Contract

In het contract wordt beschreven welk product of welke dienst onder welke voorwaarden geleverd gaat worden. In het contract zijn de afspraken helder geformuleerd, zijn de onderwerpen duidelijk verdeeld en wordt ingegaan op de mogelijkheid dat de samenwerking mislukt en partijen tegenover elkaar komen te staan. Hiertoe worden allerlei clausules en ontbindende voorwaarden opgenomen. Deze zijn echter nimmer een garantie voor een geslaagde samenwerking en een goed resultaat. Daarvoor is een gedegen voorbereiding en een wederzijds vertrouwen nodig.

Bij de Europese procedure is dit tevens het moment voor publicatie van het verplichte bericht van gunning, waarin staat wie de aanbesteding heeft gewonnen en tegen welk bedrag. 

8. Realisatie en acceptatie

Uiteindelijk wordt beoordeeld of de levering conform contract is uitgevoerd. Bij een omvangrijke aanbesteding met een lange lever- en/of realisatietijd, zijn tussentijdse controles noodzakelijk. Hierbij kan gedacht worden aan het testen van deelleveringen, maar ook aan het bewaken van de proceskwaliteit. Evenals het begin van de opdracht dient ook de afronding duidelijk gemarkeerd te worden. De acceptatie van een dienst of product wordt daarom geëffectueerd met een afnameprotocol en décharge van de opdrachtnemer.