Buitenlandse (bron)documenten

De gemeente werkt uw gegevens bij in de Basisregistratie Personen (BRP) als u een akte of een document heeft uit het buitenland. Voorbeelden van akten zijn:

  • geboorteakte
  • huwelijksakte
  • echtscheidingsakte
  • overlijdensakte
  • adoptie-akte
  • akte van naamswijziging
  • erkenningsakte

Voorbeelden van documenten zijn: verklaring van burgerlijke staat of een verklaring van nationaliteit.

Deze akten en documenten noemen wij brondocumenten. Zij zijn namelijk de bron voor registraties (zoals de Basisregistratie Personen) en andere documenten (zoals paspoorten, rijbewijzen e.d.).

Inleveren buitenlandse brondocumenten

U levert de originele buitenlandse documenten in aan de balie van de gemeente. U krijgt van ons een bewijs mee waarmee u de documenten na 4 weken weer kunt ophalen. Wij controleren of de documenten echt zijn en aan bepaalde eisen voldoen. Alleen dan zijn de documenten in Nederland geldig. U moet voor het inleveren van de documenten een afspraak maken.

Afspraak inleveren buitenlandse documenten

Document opvragen in het buitenland

U vraagt een origineel afschrift van een akte op in de plaats waar u:

  • geboren bent
  • getrouwd bent
  • gescheiden bent
  • gewoond heeft
  • of waar iemand is overleden van wie u de overlijdensakte nodig heeft

Buitenlandse documenten, die niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn, laat u vertalen door een beëdigd vertaler in Nederland. Via de link 'Opvragen akten uit het buitenland' leest u hoe u een origineel afschrift van een akte opvraagt.

Opvragen akte uit land van herkomst (pdf, 69 kB)

Legalisatie en apostille

Legalisatie en apostille zeggen iets over de herkomst en echtheid van een document. Ze bewijzen:

  • dat het document door de juiste instantie/persoon is afgegeven
  • dat de handtekening op het document ook echt van degene is die op het document vermeld staat

Legalisatie

Voor legalisatie zijn meerdere stempels van verschillende instanties nodig. Hoe u een document laat legaliseren leest u op de website van de Rijksoverheid.

Apostille

Een apostille is een stempel als bewijs van echtheid van een document. Nederland heeft hierover afspraken gemaakt met een aantal landen. Bij een document uit één van deze landen is de apostillestempel meestal voldoende. Lees meer op de website van de Rijksoverheid.

Landeninformatie

Internationaal uittreksel

Een internationaal uittreksel is een uittreksel in meerdere talen. Er zijn meertalige uittreksels van akten van:

  • geboorte
  • huwelijk
  • overlijden.

Een aantal landen heeft met elkaar afgesproken hoe de vorm en inhoud van deze uittreksels eruit ziet. Deze landen accepteren elkaars uittreksels zonder legalisatie of apostille. Lees welke landen dit zijn:

Website Rijksoverheid: landen die meertalige uittreksels afgeven

Buitenlandse akte omzetten in Nederlandse akte

Als u Nederlander bent, zet u de volgende buitenlandse akten bij de gemeente Den Haag om in een Nederlandse akte:

  • geboorteakte
  • huwelijksakte
  • een overlijdensakte van uw partner

De gemeente Den Haag registreert uw akte en maakt daarvan een Nederlandse akte op. U vraagt zo makkelijk een afschrift op. Dit hoeft u dan niet meer in het buitenland te doen. Informatie over inschrijving en omzetting van een buitenlandse akte leest u op de website van de gemeente Den Haag. Kijk onder het kopje 'buitenlandse akten'.

Website gemeente Den Haag: akten en uittreksels

Legalisatie van een Nederlands document

U informeert bij de ambassade van het land, waarvoor u het document nodig heeft, welke legalisaties nodig zijn. Vaak zijn meerdere legalisaties op één document nodig, in de volgorde:

  • rechtbank
  • ministerie van Justitie
  • ministerie van Buitenlandse Zaken

Website Rechtspraak - Legalisatie of apostille van de rechtbank (Rotterdam, locatie Dordrecht)
Website Rijksoverheid - Legalisatie van Nederlandse documenten voor gebruik in het buitenland
Website Rijksoverheid - Consulair Dienstencentrum legaliseert Nederlandse documenten

Heeft u vragen?

Meer informatie over legalisatie en apostille leest u op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Heeft u vragen over de registratie van buitenlandse documenten bij de gemeente? Vult u dan het webformulier in. Binnen 5 werkdagen krijgt u antwoord van ons. 

Website Ministerie van Buitenlandse Zaken: Legalisatie van documenten
Webformulier Vragen, tips of opmerkingen

Uitgelicht